RPA

RPA als Baustein in der Transformation des Finanzbereichs

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die zunehmend eingesetzt wird, da sie in diversen Bereichen Vorteile bringt. Dies wurde unter anderem durch den steigenden Kostendruck in den Unterstützungsfunktionen beschleunigt. Trotzdem haben noch viele CFO Fragen, wo und wie sie RPA im Finanzbereich am besten einsetzen können, wann ein Einsatz wirtschaftlich auch sinnvoll ist und was es für die Implementierung zu beachten gilt.

RPA bezeichnet die vollautomatisierte Tätigkeit einer Maschine in Form einer Software, die dabei das menschliche Handeln nachahmt. Der Hauptnutzen liegt darin, strukturierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Der Softwareroboter arbeitet dabei wie ein menschlicher Mitarbeiter, indem er über die auch für den Menschen sichtbaren User Interfaces mit digitalen Systemen kommuniziert, Daten extrahiert, bearbeitet und diese in andere Anwendungen einfügt. Der Softwareroboter kann ohne spezielle Programmierkenntnisse bedient werden, um bestimmte Aktivitäten auszuführen.

RPA setzt dabei keine Änderungen an der bestehenden IT-Landschaft voraus, weshalb eine Implementierung bereits innerhalb weniger Wochen möglich ist. Ein Roboter bietet sich vor allem für Prozesse an, die regelbasiert sind und einen hohen Standardisierungsgrad sowie eine hohe Fallhäufigkeit vorweisen.

Anwendungsbereiche von RPA im Finanzbereich:

Die Nutzung eines Roboters zur Prozessautomatisierung ist in vielen Backoffice-Tätigkeiten möglich. In Funktionen wie Buchhaltung und Controlling finden sich Nutzungsmöglichkeiten für RPA, da diese Bereiche häufig belegintensiv und/oder durch repetitive Tätigkeiten geprägt sind.

Ein Einsatzfeld ist bspw. die Rechnungsbearbeitung innerhalb der Kreditorenbuchhaltung. Sobald die Informationen der eingehenden Rechnungen elektronisch vorliegen, führt der Roboter eine Prüfung durch, gleicht sie mit einer Bestellung sowie dem Wareneingang in beliebigen Umsystemen ab, bucht die Rechnung und veranlasst die Zahlung – nach Möglichkeit unter Abzug von vereinbarten Skonti. Bei Unklarheiten, wie z.B. der passenden Auswahl des zu bebuchenden Sachkontos, meldet sich der Roboter bei einem menschlichen Ansprechpartner, der dann eingreifen kann. Dies kann unabhängig davon erfolgen, ob der Workflow innerhalb eines integrierten ERP-Systems erfolgt oder über diverse Systeme verteilt ist.

Auch innerhalb des Bestellprozesses im Order-to-Cash-Bereich ist der Einsatz von RPA sinnvoll. Dieser ist üblicherweise ein standardisierter Prozess, angefangen mit dem Versenden einer Bestellbestätigung, dem Drucken eines Lieferscheins, dem Erstellen und Versand einer Rechnung und gegebenenfalls einer Zahlungsaufforderung. Diese Aufgaben können von einem Roboter übernommen werden, so dass Mitarbeiter freie Kapazitäten bekommen, die sie z.B. für ein individuelleres Dispute Management nutzen können, was im Idealfall zu einer Senkung der Forderungslaufzeit und zu einer Verbesserung der Kapitalkosten führt.

Ein weiteres mögliches Einsatzfeld für RPA ist die Lohnbuchhaltung. Ein Roboter kann eine fehlerfreie Abrechnung unterstützen, indem die Reisekosten aus strukturierten Vorlagen in das Buchungssystem übernommen und die Daten auf ihre Validität überprüft werden.

Auch im Controlling bietet sich der Einsatz eines Roboters zum Beispiel innerhalb des Reportings an. Zur Erstellung des Berichtswesens werden oftmals manuell eine Vielzahl an Daten aus diversen Bereichen des Unternehmens gesammelt. Die Ergebnisse werden anschließend in Form eines Reports inkl. Anmerkungen und Empfehlungen aufbereitet und den Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt.

Je heterogener die einzelnen Geschäftsbereiche und die Systemlandschaft, desto komplexer und aufwändiger gestaltet sich dieser Prozess. Der Einsatz von RPA bietet sich daher für das Reporting an. So kann sich der Roboter eigenständig im Quellsystem anmelden und die für das Reporting benötigten Daten aus unterschiedlichen Systemen extrahieren. Anschließend kontrolliert und validiert der Roboter anhand vorab definierter Regeln die Daten. Der Controlling Mitarbeiter kann anschließend die fachliche Analyse der Zahlen durchführen und punktuelle Anmerkungen hinzufügen. Auch hier wird der Fokus des Mitarbeiters von der nicht-wertschöpfenden Tätigkeit (Aufbereitung der Daten) auf die wertschöpfende Tätigkeit (Interpretation der Daten) gelegt.

Der anschließende Versand oder die Ablage des Berichtes kann ebenfalls durch den Roboter ausgeführt werden. Dies verdeutlicht die schnelle Entlastung, die RPA bei relativ simplen, aber aufwändigen Aktivitäten ermöglicht. Weitere Finanzprozesse, die häufig durch RPA unterstützt werden sind die Planung, die Abschlusserstellung, die Anlagenbuchhaltung sowie die Bilanzierung von Umsatzerlösen oder Finanzinstrumenten.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung:

RPA bietet eine Vielzahl an Vorteilen. Es empfiehlt sich jedoch vor einer RPA-Implementierung diese Potenziale detailliert zu analysieren, zu bewerten und kritisch zu hinterfragen.

Die Hauptersparnis findet sich in der Reduktion an gebundenen Mitarbeiterkapazitäten wieder. Hierbei sollte eingeschätzt werden, wie viele Kapazitäten tatsächlich durch den Roboter ersetzt werden können und mit dem Personalkostensatz bewertet werden. Je standardisierter die Prozesslandschaft, desto größer kann dieses Potenzial ausfallen, da weniger individuelle Prozessvarianten manuell abgebildet werden müssen. Derartige Prozesslandschaften findet man nicht nur direkt in den Unterstützungsfunktionen im Unternehmen, sondern häufig auch in Shared Service Centern oder outgesourcten Bereichen.

Ein weiteres Potenzial findet sich in der Steigerung der Prozessqualität. Menschliche Fehler können eliminiert werden, wodurch weniger manuelle Nacharbeiten notwendig werden. Diese Steigerung der Prozessqualität kann sich einerseits in wiederum geringerer benötigter Mitarbeiterkapazität auswirken und andererseits in reduzierten Kosten für „Waste“, beispielsweise die optimierte Ausnutzung von Skonti oder eine höhere Qualität bei den Ausgangsrechnungen. Dieses Potenzial kann durch eine Prozessanalyse valide ermittelt werden.

Weiterhin können verkürzte Prozesslaufzeiten zu Einsparungen führen. Roboter können rund um die Uhr arbeiten und bei repetitiven Tätigkeiten auch oftmals schneller als Menschen. Beispielsweise lassen sich die Kosten des gebundenen Working Capitals durch eine verkürzte Rechnungslegungsdauer senken. Um dieses Potenzial zu bewerten sollte analysiert werden, inwiefern die Prozessdauer einen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen darstellt.

Weitere Nutzenpotenziale, die je nach Unternehmenssituation bewertet werden könnten, sind eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, wegen eines höheren Anteils anspruchsvoller Aufgaben (und dadurch ggf. geringere Fluktuation), eine Erhöhung der Prozesstransparenz sowie eine verbesserte Prozess-Compliance.

Den aufgezeigten Vorteilen stehen jedoch auch Aufwände gegenüber, die es vor einer RPA-Implementierung zu berücksichtigen gilt. Hierzu zählen in erster Linie die anfallenden Lizenzgebühren für die Nutzung des Roboters. Die Preismodelle der Anbieter unterscheiden sich dabei meist zwischen einer Zahlung je konfigurierten Roboter sowie einer Zahlung je Prozessdurchführungen und sind bei Ihrem präferierten Anbieter anzufragen.

Weiterhin fallen Kosten für die initiale Konfiguration des Roboters an. Diese hängen hauptsächlich davon ab, wie aufwändig der abzubildende Prozess ist und wie viele Prozessvarianten der Roboter beherrschen soll. Insbesondere wenig komplexe und standardisierte Prozesse lassen sich von Spezialisten innerhalb weniger Wochen oder sogar Tage umsetzen.

Darüber hinaus fallen Kosten für die regelmäßige Anpassung des Roboters an. Bei Änderungen im Prozess oder der IT-Systeme muss der Roboter adjustiert werden. Hierbei lassen sich aus der Vergangenheit Rückschlüsse über die Häufigkeit und den Umfang der Anpassungen ziehen. Ob für die Konfiguration und die Wartung eigenes Personal vorgehalten wird oder die Kosten über einen Dienstleister variabilisiert werden, hängt dabei maßgeblich vom Umfang der RPA-Nutzung sowie der Anpassungsdynamik ab. Zudem sollten Kosten für Schulung einiger Key-User im Unternehmen vorgesehen werden, damit auch die Fachbereiche, bei denen Roboter im Einsatz sind, zumindest grundlegend mit der Technik umgehen können.

Eine genaue Analyse der entstehenden Potenziale sowie Kosten ist essenziell. Die Erfahrung zeigt, dass bereits in der Frühphase der Nutzung im Unternehmen Potenziale ab ca. 2 FTE wirtschaftlich vorteilhaft sein können. Mit verstärkter Nutzung sowie bei hochstandardisierten Prozessen ergeben sich darüber hinaus Erfahrungskurveneffekte, die bereits bei niedrigeren Potenzialen zu wirtschaftlichen Vorteilen führen können.

Ein weiterer Vorteil von RPA liegt hier zudem in der vergleichsweise niedrigen Amortisationsdauer. So wird der Nutzen einer adäquat durchgeführten RPA Implementierung unmittelbar sichtbar und die Investitionskosten amortisieren sich in der Regel bereits innerhalb eines Jahres.

Oftmals legt eine RPA-Einführung Prozessschwächen offen. Ab und an wird der Fehler begangen, Kosten, die für eine Prozessoptimierung anfallen, mit in die RPA-Kalkulation einzubeziehen. Dabei sollte diese Prozessoptimierung durchgeführt werden, unabhängig davon, ob der Prozess zukünftig durch einen Roboter durchgeführt wird und somit separat bewertet werden.

Aspekte, die es vor einer RPA Implementierung zu beachten gilt:

Wie bereits erläutert eignet sich nicht jeder Prozess dazu, durch einen Roboter ausgeführt zu werden. Eine Überprüfung der Prozesse auf ihre Fehlerhaftigkeit und Funktionalität (z.B. durch Process Mining) ist vor einer RPA Implementierung empfehlenswert, da der Roboter nur das ausführt, wofür er konfiguriert wurde. RPA dient nicht dazu Probleme in den Prozessabläufen zu beheben. Mögliche Korrekturen sollten daher, wie bereits erläutert, unabhängig von und vor einer RPA-Implementierung durchgeführt werden.

Wird z.B. festgestellt, dass ein Prozess von verschiedenen Mitarbeitern unterschiedlich durchgeführt wird, muss dieser vor einer Nutzung von RPA vereinheitlicht werden. Ist dies nicht möglich, da der Prozess Individualität und manuelles Eingreifen verlangt, stößt die Technologie an ihre Grenzen. Zwar setzt der Einsatz von RPA keine Programmierkenntnisse voraus, jedoch sollten die Mitarbeiter grundlegende Kenntnisse bzgl. RPA vorweisen und entsprechend auf die Anwendung mit RPA geschult werden, um eine erfolgreiche Implementierung und eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten. Zudem müssen Aktualisierungen der Software oder auftretende Fehler durch ein adäquates Management gesteuert werden. Hierfür ist es wichtig Ressourcen einzuplanen und vorzuhalten.

Unser Vorgehen:

RPA ist ein wichtiger Baustein für die Transformation des Finanzbereichs. RPA kann viele standardisierte und repetitive Prozesse automatisieren und ermöglicht dadurch weitestgehend fehlerfreie Abläufe sowie schnellere Durchlaufzeiten und das bei geringeren Betriebskosten. Es ist wichtig, eine RPA Implementierung schrittweise und nur für geeignete Prozesse durchzuführen: Bei erstmaliger Berührung mit der Technologie innerhalb der Finanzabteilung bietet es sich an, einen initialen Workshop durchzuführen, um ein allgemeines Verständnis für RPA herzustellen. Anschließend werden geeignete Prozesse herausgearbeitet. Daraus sollte ein Pilotprozess ausgewählt werden. Im Anschluss sollte ein geeigneter RPA-Anbieter ausgewählt und die Pilotphase gestartet werden. Durch dieses Vorgehen lassen sich Erfahrungen im Umgang mit der Technologie sammeln und eine Entscheidungsgrundlage für einen umfassenden Roll-Out generieren.

Für weitere Informationen zum Einsatz von RPA in Ihrer Finanzabteilung kontaktieren Sie gerne Andy Draxinger (andy.draxinger@draxingerlentz.de), Fabian Winckler (fabian.winckler@draxingerlentz.de) oder Marco Lotz (marco.lotz@draxingerlentz.de).