MwSt.-Änderung

Strukturiertes Vorgehen hilft bei der operativen Umsetzung der Mehrwertsteueränderung zum 01.07.2020

Am 03.06.2020 beschloss die Bundesregierung umfassende Maßnahmen zur Ankurbelung der sich in einer starken Rezession befindlichen Wirtschaft. Eine der größten Initiativen darin ist, die Mehrwertsteuer temporär ab dem 01. Juli 2020 bis zum Ende des Jahres von 19 % auf 16 % (bzw. von 7 % auf 5 %) zu senken. Nach vielen positiven Reaktionen aus unterschiedlichen Bereichen, gab es auch zahlreiche kritische Hinweise aus der Wirtschaft bezüglich des doch sehr kurzen Umstellungszeitraums und des nicht zu unterschätzenden Umstellungsaufwands.

Hatte die Wirtschaft bei der Mehrwertsteuererhöhung 2007 auf 19 % gut ein halbes Jahr Zeit für die Umstellung, so bleiben jetzt lediglich knapp vier Wochen – und in 6 Monaten ist das Ganze auch wieder zurückzustellen.

Nach knapp 13 Jahren ist die Erfahrung in den Unternehmen über die Vorgehensweise bei der Umstellung der Mehrwertsteuer oft auch nicht mehr besonders hoch. Darüber hinaus sind in den meisten größeren Unternehmen „Enterprise Resource Planning Systeme“ (ERP), wie beispielsweise SAP oder Navision, in Anwendung. Der Integrationsgrad ist in diesen Systemen sehr hoch, da darin sowohl die Wertschöpfungsprozesse Einkauf, Produktion und Vertrieb als auch Unterstützungsfunktionen, wie zum Beispiel Finanzen abgebildet sind. Und vor- bzw. nachgelagerte Systeme dürfen auch nicht außer Acht gelassen werden.

Aufgrund des hohen Integrationsgrades ist es eben nicht, wie man vielleicht annehmen möchte, damit getan, einfach nur die neuen Steuersätze einzugeben. Vielmehr müssen zahlreiche integrative Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Erschwerend kommt hinzu, dass aufgrund der Kurzfristigkeit der Entscheidung bis dato auch noch kein Gesetz aus Berlin auf dem Tisch liegt, anders als 2006, wo ein dickes Gesetzespapier die Grundlage bildete. Am 12. Juni erfolgte aber zumindest ein Kabinettsbeschluss und es gab einen Gesetzesentwurf. Darüber hinaus befinden sich in zahlreichen Unternehmen Mitarbeiter aus administrativen und IT-Funktionen in Kurzarbeit. Die Anpassung von Steuereinstellungen Klar, die regelmäßige Anpassung von Steuereinstellungen durch die Integration von Tochterunternehmen oder Werken ist nicht ungewöhnlich. Dennoch ist der Aufwand durch so generelle Änderungen in den Steuerschemata wie jetzt nicht zu unterschätzen.

Zahlreiche Unternehmen, mit denen wir sprechen, haben daher mit den Umstellungsarbeiten auch schon direkt nach dem Beschluss aus Berlin begonnen, wohlwissend, dass noch kein Gesetz verabschiedet war. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft bei der Umstellung.

So ist es sinnvoll im ersten Schritt den organisatorischen Rahmen zu bilden, beispielsweise eine Task Force zu organisieren. Es sind die relevanten Bereiche wie Finanzwesen, Materialwirtschaft, Vertrieb, Tax und IT zusammenzubringen. Mit ihnen gemeinsam ist ein Umsetzungszeitplan und die Form der Zusammenarbeit (Workshops, agile Tagesmeetings) festzulegen.

Zügig sollte in der Folge dann in die Erarbeitung des Änderungsbedarfes eingestiegen werden. Hierfür bieten sich als Format integrative Workshops der Fachbereiche an, da von der Mehrwertsteueränderung unterschiedliche Themenfelder betroffen sind.

So ist zu klären, welche Anpassungen bei Steuerkennzeichen und Konten vorzunehmen sind. Auch das Umsatzsteuerberichtswesen wie Umsatzsteuervoranmeldung und Zusammenfassende Meldung ist zu betrachten. Die elektronische Steuermeldung mit Elster ist ebenfalls zu prüfen. Es ist auch zu analysieren, ob nicht eventuell Musterbelege, Kontierungsmuster oder Musterstammsätze anzupassen sind. Gleiches gilt für Dauerurbuchungsbelege, bei denen nach Einzelfallprüfung die Steuerkennzeichen zu korrigieren sind. Der Einkauf muss bspw. Anpassungen in Infosätzen oder Kontrakten vornehmen. Auch das Reisemanagement und die Rechnungsprüfung sind von den Änderungen betroffen. Im Vertrieb sind Preiskalkulationsschemata zu modifizieren. Und bezüglich Rechnungsabgrenzungen ist in enger Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer auf die Informationen des Finanzministeriums zu achten. Diese Themenliste ist nicht abschließend, sondern impulsgebend zu verstehen. Und es gilt zu betonen, dass erst mit dem fertigen Gesetz die vollständigen Anforderungen auf dem Tisch liegen werden.

Bei der konkreten Umsetzung ist insbesondere darauf zu achten, dass die einzelnen Maßnahmen zeitnah getrackt werden. Hier empfehlen sich tägliche kurze Abstimmungen in der integrativen Runde, um über den Fortschritt zu informieren und auftretende Hürden schnell anpacken zu können. Wie oben erwähnt, ist auch ein Monitoring der Kommunikation des BMF wichtig, um möglichst schnell auf die Anforderungskonkretisierung reagieren zu können. Wichtig ist es auch, die in den ERP-System umzusetzenden Maßnahmen vor dem Go-Live in Integrationstests auf Basis vorbereiteter Testfälle durchzuspielen. Ein probeweises Umsatzsteuerberichtswesen kann dabei als abzunehmendes Ergebnisprodukt dienen. Und da die nächste Mehrwertsteueränderung mit der Rücknahme der temporären Senkung der Sätze ja schon im Winter wieder zu erfolgen hat, empfiehlt es sich die jetzt gemachten Änderungen zu dokumentieren und bereits einen Handlungsleitfaden für die Rückumstellung zu erstellen.

Für weitere Informationen zu diesem Thema kontaktieren Sie gerne Andy Draxinger (andy.draxinger@draxingerlentz.de).